Erasmushandboka for Erasmuskoordinatorar

Beneficiary Module (BM) er EU-kommisjonens system for prosjektadministrasjon for programperioden 2021 - 2027. For å tilgang til BM må du ha ein EU Login-konto.

Alle aktive KA131- og KA171-prosjekt skal administrerast i Beneficiary Module (BM). For få tilgang til BM må du ha ein EU Login-konto. På kommisjonen sine nettsider finn du meir informasjon om EU Login og korleis du opprettar ein brukarkonto: EU Login - European Commission Authentication Service .

OBS! Frå og med 1. oktober 2025 er tofaktorautentisering (MFA) påkravd for å få tilgang til BM. Det betyr at du ikkje lenger kan logge inn berre med e-post og passord. Du må nytte ein ekstra metode for verifisering. Den enklaste og mest tilrådde metoden er å bruka EU Login-appen på mobiltelefonen din. Trykk her for å få opp ei rettleiing for å setje opp tofaktorautentisering.

Rettleiing for å setje opp tofaktorautentisering (PDF, 183.44 KB)

Viss de ikkje får til å setje opp tofaktorautentisering, kan løysinga vere å slette koplinga mellom mobiltelefonen og EU Login-kontoen. Trykk her for å få opp rettleiing for å fjerne denne koplinga:

Rettleiing for å fjerne koplinga mellom mobilitelefonen og EU Login-kontoen (PDF, 193.53 KB)

Se også e-læringsvideo om EU Login og tofaktorautentisering

E-læringsvideoar om BM

Kommisjonen har publisert e-læringsvideoar om dei grunnleggjande stega i BM:

• eLearning videos for the Beneficiary module - Erasmus+ & European Solidarity Corps blir guida - EC Public Wiki (europa.eu)

Trinnvise instruksar finn de på nettsida til kommisjonen:

• Beneficiary Guides - Project implementation phase - Erasmus+ & European Solidarity Corps blir guida - EC Public Wiki (europa.eu)

Data Dictionary

Kommisjonen har utarbeidd ein "data dictionary" som forklarer formatet, eigenskapane og tillatne verdiar i datafelta som blir fylte ut ved registrering av mobilitetsaktivitetar i BM. Dette er spesielt nyttig når de skal bruke import-eksport-funksjonen.

Gå til Data Dictionary (europa.eu).

Endringar av kontaktpersoner, kontaktinformasjon (e-postadresse), legal representative eller Erasmus Policy Statement (EPS).

Endring på institusjonsnivå

Kommisjonen har oppretta ei nettside om kva du skal gjere når det skjer endringar på institusjonsnivå: How to report a change of legal status of your ECHE-holding institution | Erasmus+ (europa.eu)

Endring av "legal representative"

Namn, tittel, fødselsdato og dato for tiltreding sendast til erasmus@hkdir.no .

Vi i HK-dir vil registrere ny "legal representative" i systema våre. Data herifrå vil bli overført til Beneficiary Module.

Endring av Erasmus+-kontaktperson knytt til ECHE-søknaden ("Primary Coordinator Contact" - PCOCO)

Kommisjonen skal kontaktast ved endring av den primære kontaktpersonen knytt til ECHE-søknaden.

Fullt namn og e-postadressa til den nye kontaktpersonen og ECHE-koden skal meldast på e-post EACEA-ECHE@ec.europa.eu med kopi til erasmus@hkdir.no.

Den primære kontaktpersonen har tilgang til å leggje til og fjerne personar direkte i "Funding & Opportunities"-portalen (europa.eu). Følg stien: «my proposals», selection of the ECHE proposal, «actions», «manage consortium».

Endring av Erasmus+-kontaktperson (ikkje knytt til ECHE-søknaden)

Namn på ny Erasmus+-kontaktperson sendast til erasmus@hkdir.no.

Vi i HK-dir vil registrere ny "Erasmus+-kontaktperson" i systema våre. Data herifrå vil bli overført til Beneficiary Module.

Erasmus+-kontaktperson kan fjerne og leggje til andre kontaktpersonar i dei ulike Erasmus+-prosjekta de administrerer i Beneficiary Module.

Endring av OLS-kontaktperson

De kan sjølv fjerne og leggje til kontaktpersonar i dei ulike Erasmus+-prosjekta de administrerer i Beneficiary Module.

Endring av "Erasmus Policy Statement" (EPS)

Oppdatert EPS med spor endringar skal sendast til erasmus@hkdir.no.

De må hugse å publisere den oppdaterte versjonen av EPS på nettsidene deira.

Endring av e-postadresse

• Oppdatere e-posten i alle prosjekt i Beneficiary Module
• Oppdatere e-posten knytte til OID i Erasmus-portalen (europa.eu) under "Organisations"
• Oppdatere e-posten knytt til PIC i Funding and Tenders-databasen (europa.eu)
• Oppdatere EU-Login (europa.eu)

"Online Language Support" (OLS) er utvikla for å hjelpe deltakarar i Erasmus+ med å forbetre kunnskapen om språket dei skal jobbe eller studere på i utlandet, slik at dei kan få mest mogleg ut av denne opplevinga.

"Online Language Support" (OLS) tilbyr nettbasert språktest og språkkurs til deltakarar på Erasmus+-mobilitetsopphald.

Det er obligatorisk for dykk å promotere språklæring og den generelle bruken av OLS, men det er ikkje nødvendig å kontrollere at deltakarane har gjennomført språktest.

OLS bruker plattforma "EU Academy".

• Logg inn på EU Academy (europa.eu).
• Les meir om OLS på nettsida til Europakommisjonen.

Hjelp og rettleiing

• Spørsmål og svar om OLS (EU Academy).
• Viss de ikkje finn svar på hjelpesida, kan de ta direkte kontakt med OLS på e-post (europa.eu).

Tilgjengelege språk

OLS tilbyr eit breitt spekter av språkopplæringstenester for alle dei 29 offisielle språka i EU-medlemsstatane og programlanda knytt til Erasmus+: bulgarsk, tsjekkisk, dansk, tysk, gresk, engelsk, estisk, spansk, finsk, fransk, irsk gælisk, kroatisk, ungarsk, italiensk, litauisk, latvisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, rumensk, slovakisk, slovensk, svensk, islandsk, makedonsk, norsk, serbisk og tyrkisk.

Studentar som skal studere språk som OLS ikkje gir tilbod om

I enkelte tilfelle der hovudspråket ikkje blir dekt av OLS, kan avsendar- eller mottakarinstitusjon tilby språkleg støtte på andre måtar. Ved retur kan deltakarane ta ei sluttvurdering, som let dei måle framgangen som er gjord under utanlandsopphaldet.

Avsendarinstitusjonen kan nytte administrasjonsmidlar (OS-midlar) til å dekkje utgifter til språkkurs for desse studentane.

Eksempel på e-post de kan sende til studentane

De må sende ut informasjon om innlogging på EU Academy til studentane slik at dei får tilgang til OLS. Med tiden vil det vere mogleg å gi studentane tilgang til OLS direkte frå Beneficiary Module.

Informasjon på norsk: Invitasjon til OLS e-post (PDF)

Informasjon på engelsk: OLS sample invitation emai (PDF)

«Erasmus Charter for Higher Education» (ECHE) fastset dei grunnleggjande prinsippa og minimumskrava som høgare utdanningsinstitusjonar må overhalde når dei søkjer om og implementerer aktivitetar under Erasmus+-programmet (2021-2027).

Alle utdanningsinstitusjonar som ønskjer å delta i Erasmus+ høgare utdanning, må ha ECHE før dei kan søkje om prosjektmidlar.

For å få ECHE må institusjonen vere ein akkreditert høgare utdanningsinstitusjon, eller ein utdanningsinstitusjon som tilbyr akkrediterte studietilbod.

Kva er ECHE

ECHE er kvalitetsrammeverket for utdanningsaktivitetane Erasmus+-programmet omfattar, og inneheld ei rekkje prinsipp institusjonane forpliktar seg til å overhalde.

ECHE inneheld følgjande overordna prinsipp:

• Respect in full the principles of non-discrimination, transparency and inclusion set out in the programme
• Ensure equal and equitable access and opportunities to current and prospective participants from all backgrounds, paying particular attention to the inclusion of those with fewer opportunities
• Ensure full automatic recognition of all credits (based on the European Credit Transfer and Accumulation System - ECTS) gained for learning outcomes satisfactorily achieved during a period of study/training abroad, including during blended mobility
• Charge no fees, in the case of credit mobility, to incoming mobile students for tuition, registration, examinations or access to laboratory and library facilities
• Ensure the quality of the mobility activities and of the cooperation projects throughout the application and implementation phases
• Implement the priorities of the programme
• by undertaking the necessary steps to implement digital mobility management in line with the technical standards of the European Student Card Initiative
• by promoting environmentally friendly practices in all activities related to the programme
• by encouraging the participation of individuals with fewer opportunities in the programme
• by promoting civic engagement and encouraging students and staff to get involved as active citizens before, during and after their participation in a mobility or project
• ECHE inneheld òg ei rekkje spesifikke forpliktingar institusjonane har ovanfor deltakarar før, under og etter eit mobilitetsopphald
• Det er svært viktig at institusjonane som deltek i Erasmus+ set seg godt inn i ECHE-prinsippa, og overheld desse.

Sjølve ECHE, utfyllande informasjon om prinsippa ("guidelines") og monitoreringsguide (om korleis tilsyn skal førast) er publisert på Europakommisjonen sine nettsider om ECHE.

ECHE sjølvevaluering

Vil de kartleggje kor godt institusjonen implementerer ECHE-prinsippa? Då kan de gjennomføre ei ECHE sjølvevaluering. Resultatet er konfidensielt, men vil gå inn i det nasjonale gjennomsnittet. Vi oppmodar de til å dele resultatet viss ønskjeleg, som eit utgangspunkt for monitoreringsbesøk eller vidare oppfølging.

Gå direkte til ECHE sjølv-evalueringa (europa.eu).

Søknad om ECHE gjeld for programperioden 2021-2027

Søknader om ECHE blir send inn til, og behandla av, Europakommisjonen. Dei kontaktar Kunnskapsdepartementet for å få stadfesta at institusjonen som søkjar om ECHE tilfredsstiller akkrediteringskrava.

Blir søknaden om ECHE innvilga, er den gyldig ut heile programperioden.

"Call for charter applications" blir publisert i "Funding & tenders"-portalen (europa.eu).

Det er mogleg å søkje ein gong per år, og institusjonen kan ikkje søkja om prosjektmidlar i Erasmus+ før ECHE-søknaden er innvilga. Dette inneber at institusjonen tidlegast kan delta i Erasmus+ året etter at dei har fått innvilga ECHE.

I søknadsskjemaet blir mellom anna følgjande informasjon etterspurt

• organisasjonsdetaljar
• institusjonens "legal representative" og kontaktperson
• talet på studentar, tilsette og studieprogram
• studiepoengsystemet
• kurskatalog
• beskriving av rutinar for kvalitetssikring av internasjonalt utdanningssamarbeid (førebuingar, oppfølging, godkjenningsordningar, o.l.)
• tidlegare deltaking i internasjonale utdanningsprogram og erfaring med student- og tilsettmobilitet
• kontaktinformasjon til den eininga som har ansvar for internasjonalisering ved institusjonen

I tillegg til dette må institusjonen óg utarbeide ein "Erasmus Policy Statement" ("Overall Strategy") som skal publisast på nettsidene til institusjonen, dersom ECHE-søknaden blir innvilga.

Digitaliseringa av dei administrative prosessane knytt til mobilitet i Erasmusprogrammet og det digitale studentkortet «European Student Card», går under det samla omgrepet «the European Student Card Initiative» (ESCI).

Kva er European Student Card Initiative?

Digitaliseringa av dei administrative prosessane knytt til mobilitet i Erasmusprogrammet og det digitale studentkortet «European Student Card», går under det samla omgrepet «the European Student Card Initiative» (ESCI).

ESCI er initiert av Europakommisjonen og har som mål å forenkle dei administrative prosessane gjennom:

• ein online «one stop shop» for studentar via Erasmus+-appen, der studentane sjølv kan administrere alle stega før, under og etter sitt eige mobilitetsopphald.
• å digitalisere administrative prosedyrar for institusjonane og effektivisere elektronisk utveksling av studentdata ved å kople opp systema via «Erasmus Without Paper»-nettverket (EWP-nettverket).
• etablere ein felles europeisk studentidentitet og gjøre det mogleg å verifisere studentstatus på tvers av Europa gjennom European Student Card (ESC).

Ressursar

• ESCI Service Desk (atlassian.net). Meld inn tekniske problem, hjelp og rettleiing, foreslå endringar og forbetringar.
• European Student Card Initiative (europa.eu). EU si offisielle side med informasjon om ESCI.
• EUF Knowledge Base (atlassian.net ). Teknisk informasjon til universitet og høgskular om dei ulike verktøya.
• ESCI YouTube (youtube.com). Opptak frå tidlegare webinar og arrangement.

Kontakt Lene Krogh Baldersheim ved HK-dir for meir informasjon om ESCI.

Vegkart

Alle høgare utdanningsinstitusjonar er forventa å implementera tiltaka i ESCI i ny programperiode.

Inter-institusjonelle avtalar - IIA

Det er eit mål at inter-institusjonelle avtalar skal signerast digitalt frå 2023.

Aktive IIAs på papir, eller IIAs som er forlengt via e-post, held fram med å vera gyldige etter 31.12.22, fram til ein digital avtale er signert. Det kjem til å bli sett eit mål for å konvertera allereie signerte avtalar til EWP-kompatible IIAs. Dette målet vil bli sett gjennom den nye styringsstrukturen i EWP, og ved ein konsultering av alle relevante partar, for å sikra ein gjennomførbar overgangsfase.

For at ein IIA skal vera gyldig (som godkjent av kommisjonen innan ESCI) må han vera utveksla gjennom EWP og godkjent av begge partar. E-signaturar er ikkje nødvendig. Hugs å ha delegasjonsstyresmakter på plass internt for signering av avtalar.

Læringsavtalar (learning agreement) - LA

Det er eit mål at learning agreement skal gjerast digitalt og via EWP frå 2023.

Blir late som allereie er signert på papir er framleis gyldige etter 1. januar. Dersom partnaren ikkje er klar for å utveksla LAs digitalt kan det gjerast på papir. Institusjonane blir oppmoda til å gjennomføra digitale LAs der dette er mogleg.

Etter kvart vil òg nominasjonar og karakterutskrift blir gjord digitalt via EWP.

Vi anbefaler at de involverer juristar og/eller personvernombod når de skal implementere dei nye digitale tenestene. Det er dei som har ansvar for å vurdere personvernet og sikkerheita til tenestene som de tek i bruk.

Programguiden kjem ut i nye versjonar kvart år. Det er viktig at de held fram med å konsultere programguidane frå det året du fekk finansieringa. For dei prosjekta som vart innvilga i til dømes 2021, skal programguiden for 2021 bli konsultert gjennom heile prosjektperioden, òg dersom prosjektet strekk seg inn i eit nytt kalenderår.

Nokre gonger gjer kommisjonen endringar til allereie publiserte programguidar. Det er derfor viktig at de følgjer med på eventuelle oppdateringar og alltid tek i bruk den siste versjonen av den aktuelle guiden (frå det året du fekk finansiering).

Tidlegare versjonar av programguiden, saman med dei viktigaste endringane i kvar versjon, finn de på Europakommisjonens nettside.

Me får ofte spørsmål om skatt i samband med Erasmus+-stipend. Me har derfor spurt Skatteetaten om dette. Skatteetatens svar i sin heilskap finn dykk her.

Kort samandrag

Erasmus+-stipendet i utgangspunktet skattefritt i Noreg når det blir nytta til å dekkje nødvendige utdannings- og forskingskostnader som reise, opphald og materiell. Dersom stipendet overstig dokumenterte utgifter, vil overskytande beløp vere skattepliktig og må rapporterast i skattemeldinga. Inkluderingsstøtte som dekkjer spesifikke utgifter kan også vere skattefri, men dersom det blir utbetalt eit beløp som overstig dei dokumenterte utgiftene, vil det overskytande vere skattepliktig.

Generell oversikt over skattereglane for Erasmus+-stipend

Skatteetatens svar i sin heilskap finn dykk nedanfor. Me vil innleiingsvis gjere dykk merksam på at informasjonen er rettleiande. Den representerer berre Skatteetatens syn basert på informasjonen me har gitt. Konklusjonen er dermed ikkje bindande for institusjonane, Skatteetaten eller HK-dir.

Har de ytterlegare spørsmål eller behov for avklaringar, kan de ta direkte kontakt med Skatteetaten.

Skatteplikt for utdanningsstipend

Utdanningsstipend utanfor arbeidsforhold, som til dømes stipend frå legat eller fond, er ikkje skattepliktig når det blir utbetalt for å gå på skular, høgskular og universitet fram til avsluttande eksamen. Arbeidet som blir utført ved å gjennomføre studia, gir ikkje stipendet karakter av å vere i eit arbeidsforhold. Skattefridommen gjeld også lommepengar, fritt kost og losji på skulen.

Skattepliktige stipend

Dersom stipendet har karakter av å vere lønn under utdanninga eller trer i staden for arbeidsinntekt, er det skattepliktig.

Vurderinga av om stipendet er å rekne som lønn blir mellom anna gjord ut frå om stipendet er stort nok til å dekkje mottakars vanlege levekostnader.

Skatteplikt kan også gjelde dersom stipendet er knytt til eit spesifikt resultat, som til dømes ei masteravhandling der stipendet blir gitt for å utarbeida eit verk som er nyttig for den som yter stipendet.

Erasmus+ stipend

Erasmus+ stipend er generelt ikkje skattepliktig i Noreg. Stipendet blir rekna som utdannings- eller forskingsstøtte, og så lenge det ikkje overstig nødvendige kostnader for studiet eller forskinga, er det skattefritt.

Rapportering i skattemeldinga

Dersom Erasmus+ stipendet ikkje er skattepliktig, treng du normalt ikkje føre det i skattemeldinga.

Viss stipendet overstig forventa utdanningskostnader, kan det overskytande beløpet vere skattepliktig, og då må det rapporterast. Det er derfor viktig å halde dokumentasjon av relevante utgifter og stipendbeløp, i tilfelle Skatteetaten skulle be om detaljar.

Frådragsgodkjende kostnader

Dersom stipendet ikkje er skattepliktig, vil det heller ikkje gi rett til frådrag.

Du kan likevel ha rett på frådrag for utgifter som ikkje blir stipendet dekt av, som til dømes skulepengar, reiseutgifter og opphaldskostnader.

Internasjonale reglar og skatteavtalar

Skattereglene kan variere avhengig av avtalen mellom Noreg og det aktuelle landet. Det er derfor viktig å sjekka skatteavtalen og reglane for det spesifikke landet.

Andre stipend kan påverke skatteplikta dersom dei saman med Erasmus+ stipendet utgjer ei inntekt som overskrid skattefrie beløp.

Skattepliktige stipend og innrapportering

Dersom stipend er skattepliktig, skal det rapporterast inn som inntekt. Dette gjeld også stipend motteke frå utlandet. Studiemobilitetsstipend kan vere trekkfrie dersom dei dekkjer direkte utgifter til studium eller forsking. Dokumentasjon kan vere nødvendig for å bevisa at stipendet ikkje utgjer inntekt.

Inkluderingsstøtte som dekkjer spesifikke utgifter kan òg vere trekkfri, men dersom utbetalinga overstig dei dokumenterte utgiftene, kan det medføre skatteplikt.

Kjeldeskatt

Dersom delar av stipend blir skattepliktige, kan det veljast å betale kjeldeskatt på 25 prosent, eller å melde seg ut av kjeldeskattordninga og få ein skatteprosent basert på skattepliktig inntekt og talet på dagar i Noreg. Den skattefrie dagsatsen for kost er 400 kr for skatteåret 2025.