Prosjektmidlar

Administrasjonsmidlar (OS-midlar)

Korleis administrasjonsmidlane kan bli brukt

Institusjonar som deltek i Erasmus+ KA131 og KA171 får tildelt administrasjonsmidlar til gjennomføringa av mobilitetsprosjekta. Denne støtta kallast Organisational support (OS).

Kvar enkelt institusjon kan i stor grad sjølv bestemma korleis OS-midlane blir brukte. Dei må likevel brukast til aktivitetar som er relaterte til Erasmus+ mobilitet og som er i tråd med Europakommisjonens reglar som er beskrivne i kontrakten mellom HK-dir og institusjonen, og Erasmus+ Programguide.

Administrasjonsmidlane er eit bidrag til å dekkja kostnader som institusjonen har i samband med organiseringa av mobilitetsprosjekta slik at dei kan møta kvalitetskrava i ECHE. Ei liste med aktivitetsdøme finst i programguiden, og her er nokon:

• Møte med partnarinstitusjonar, inkl. besøk, for inngåing og oppdatering av avtalane til institusjon (inter-institutional agreement)
• Oppdatering av kurskatalog for internasjonale studentar
• Informasjon og hjelp til studentar og tilsette
• Førebuing av læringsavtalar for å sikra full godkjenning
• Språk- og interkulturell førebuing til inn- og utreisande studentar og tilsette. Dette gjeld språk som Europakommisjonen ikkje tilbyr online (OLS).
• Dekkja utgifter til forsikringar og visum for studentar og tilsette
• Implementering av European Student Card Initiative (ESCI)
• Fremme og administrere blanda og/eller internasjonal mobilitet

For KA131 kan opptil 100 % av OS-midlane brukast til å finansiera student- eller tilsettmobilitet (Sjå kontrakt mellom HK-dir og institusjon, første del). .

Berekning av administrasjonsmidlar

OS-midlane blir tildelte ut frå kor mange deltakarar (studentar og tilsette) den aktuelle institusjonen har sendt på mobilitetsopphald.

Satsane OS-midlane blir berekna ut frå er desse (gjeld KA131):

• € 400 per deltakar opp til 100 deltakarar
• € 230 per deltakar utover dei første 100 deltakarane

For KA171-prosjekt mottar institusjonen € 500 per deltakar.

Når OS-midlane skal bereknast, blir det tekne utgangspunkt i talet på gjennomførde mobilitetsopphald frå siste godkjende sluttrapport.

Når institusjonane skal sluttrapportere på eit mobilitetsprosjekt, gjennomgår HK-dir alle mobilitetsopphalda i prosjektet og godkjenner/unnerkjenner desse.

Dersom det viser seg at institusjonen ikkje har klart å senda ut like mange studentar og/eller tilsette som OS-tildelinga var basert på, vil institusjonane bli bede om å betala tilbake delar av OS-tildelinga. Det er likevel tillate med inntil 10 % avvik utan at ei tilbakebetaling er påkravd.

OS-tildelinga vil ikkje aukast utover den opphavlege tildelinga, sjølv om institusjonen har gjennomført fleire mobilitetsopphald enn kva tildelinga var basert på. Dersom ingen mobilitetsaktivitetar blir gjennomførte, må alle OS-midla betalast tilbake.

Prosjektmidlar - Individuell mobilitet i høgare utdanning (KA131)

Tildeling av midlar

Vi tek imot årlege budsjett frå Europakommisjonen som fortel kor mykje midlar som skal delast ut i dei ulike tiltaka i Erasmus+. Når vi har tatt imot søknadane, vil dei bli sakshandsama av HK-dir og midlane frå kommisjonen blir fordelt.

Vi har høve til å overføre delar av budsjettet vårt til andre tiltak innan Erasmus+. Sidan Noreg mottek relativt lite midlar til Samarbeidspartnarskap (KA220), pleier vi å overføre delar av budsjettet til dette tiltaket.

Kriterium for tildeling

Tidlegare oppnådd resultat ("past performance")

I vurderinga av søknaden pleier vi, i eit normalår, å leggje vekt på institusjonens tidlegare oppnådde resultat i tiltaket dei siste to åra. Vi ser på sluttrapport/førebels registrerte tal frå førre prosjekt og tala frå interimrapporten for inneverande prosjekt. I tildelinga i normalåret 2019 tok vi utgangspunkt i resultatet frå sluttrapporten eller førebels registrerte mobilitetar i 2017-prosjektet, og i tala frå interim frå 2018-prosjektet.

Søknadsbrev

På søknadstidspunktet veit dei færraste av dykk nøyaktig kor mange studentar og tilsette som skal reise ut det neste studieåret, og kor dei skal reise. Søknaden blir dermed eit anslag over mobilitetsaktivitetane, og vi har erfart at nokon av institusjonane gjerne søkjer om stipendmidlar til fleire mobilitetar enn dei vil klarer å sende ut.

For lettare å kunna vurdera kor realistiske søknadstala er, ber me om grunngivingsbrev som vedlegg til søknaden. Relevant grunngjevingar kan til dømes vere

• nye satsingar som kan gje behov for auka tildeling
• endringar som gjer at de forventar ein auke i ein eller fleire av mobilitetskategoriane
• kva land de normalt sender studentar til, særleg om de sender få studentar

Korleis vi reknar ut tildelinga

Generelle prinsipp

Vi søkjer å leggje opp til ei lita auke ved tildeling for alle institusjonar som søkjer om fleire midlar enn dei har fått tidlegare. Dette gjeld for alle mobilitetstypane, men med særleg vekt på studentmobilitet.

Elles gjeld prinsippet om at ingen institusjonar får meir midlar enn dei søkjer om.

Studentmobilitet

For å rekne ut kor mykje pengar ein institusjon får tildelt til studentmobilitet, tek vi utgangspunkt i tidlegare oppnådd resultat («past performance»). Gjennomsnittleg lengde på utvekslingsopphalda studentar har vore på og gjennomsnittleg månadleg stipendsats dei siste to åra, blir brukt som grunnlag for å rekne ut tildelingssum for inneverande søknadsrunde. Eventuelle justeringar blir gjort dersom det er naudsynt eller særskilt grunngitt i søknaden.

Tilsettemobilitet

Stipendsatsane i Erasmus+ reflekterer kostnadsnivået i mottakarlandet. Sidan institusjonane på søknadstidspunktet som oftast ikkje veit kor dei tilsette skal reise, tildeler vi ein generell sats per mobilitet. Denne satsen er lik for alle institusjonar, og er ikkje basert på tidlegare oppnådd resultat. Kvar tilsettemobilitet som blir innvilga vert tildelt 800 euro. Denne satsen er tenkt som eit tilskot til reiseutgifter og opphaldsutgifter til ein tilsett på eit utvekslingsopphald på inntil fem dagar. De kan sjølv velje om de ønskjer å sende ut fleire tilsette på kortare opphald, eller færre tilsette på lengre opphald.

Administrasjonsmidlar (OS-midlar)

Utrekning av administrasjonsmidlane, også kalla OS-midlar («organisational support»), er baserte på det samla talet personar som institusjonen sende på Erasmus+-utveksling i løpet av det siste avslutta prosjektet (altså to år tilbake i tid). Dette gjer at institusjonen som oftast ikkje får tildelt OS-midlar som samsvarar med talet på mobilitetar som blir tildelte i den aktuelle tildelingsrunden.

I tilfelle der det blir tildelt lågare mobilitetstal enn det som var realisert ved det siste avslutta prosjektet, blir OS-midlane justerte til årets tildeling (faktiske tildelingstal).

Nye institusjonar kan ikkje vise til tidlegare gjennomføringar, og vi tar då utgangspunkt i inneverande tildeling.

Utbetaling av tildelinga

Vi utbetaler første del av tildelinga til institusjonen når den påkravde kontrakten er signert av begge partar. Dette skjer normalt før prosjektet skal starte. Midlane blir overførte til kontonummeret som institusjonen har oppført i kontrakten. Ved første utbetaling får institusjonen overført ca. 80 % av den totale tildelinga. Resten av tildelinga, eller ei justert tildeling, blir utbetalt etter at interimrapporten er levert undervegs i prosjektperioden.

Tildelinga skal sjåast på som ei førehandsfinansiering av dei planlagde aktivitetane i prosjektet. Den endelege tildelinga blir gjort først etter at sluttrapporteringa er gjennomført, når det er klart kva aktivitetar som faktisk har blitt gjennomført.

Søknad om midlar

Institusjonar som ønskjer å delta i Erasmus+ Individuell mobilitet i høgare utdanning (KA131), må levere inn søknad om dette. Fristane blir annonsert på nettsidene våre.

Aktivitetar

Dei ulike aktivitetane de kan søkje om er:

• Studiemobilitet («student mobillity for studies»/SMS)
• Praksismobilitet (“student mobility for traineeships”/SMP)
• Undervisningsmobilitet («staff mobility for teaching»/STA)
• Opplæringsmobilitet («staff mobility for training»/STT)
• Blanda intensivprogram («blended intensive programmes»/BIP) (berre mogleg i KA131)

Kva søknaden skal innehalde

De søkjer ved å fylla ut eit elektronisk skjema med følgjande informasjon:

• Kontaktinformasjon til institusjonen, «legal representative» og kontaktperson for Erasmus+-prosjektet
• Talet på mobilitetar det blir søkt om i prosjektperioden
• Talet på blanda intensivprogram og talet på deltakarar, viss det er aktuelt
• Kor stor del av budsjettet de planlegg å bruke på mobilitet utanfor programlanda, såkalla internasjonal mobilitet (0 – 20 %)

Viss de treng støtte til dyre reiser (“exceptional costs for expensive travel”) og/eller inkluderingsstøtte (“inclusion support”), må de ta direkte kontakt med oss før søknadsfristen.

• Meir informasjon om inkluderingsstøtte finn de her.
• Meir informasjon om «exceptional costs for expensive travel» finn de her.

Når de har fylt ut det elektroniske søknadsskjemaet, får de moglegheit til å lasta ned ei erklæring («Declaration on honour»). Erklæringa skal signerast av «legal representative», stemplast og bli lasta opp igjen i søknaden. Dersom ansvaret for dette er delegert til nokon andre, må de kunne vise til eit fullmaktsjema ved ein eventuell sjekk.

De har høve til å laste opp eit søknadsbrev som vedlegg til søknaden der de grunngjev søknadstala som de ønskjer å få innvilga. Relevant informasjon kan til dømes vere nye satsingar som kan gje behov for auka tildeling, endringar som gjer at de forventar ein auke i ein eller fleire av mobilitetskategoriane, kva land de normalt sender studentar til, særleg om de sender få studentar.

Med eit søknadsbrev blir det enklare for oss å fastsetje kva stipendsatsar de kjem til å bruke i tildelinga til enkeltstudentar. Eventuelle andre opplysningar vi ønskjer i vedleggsbrevet, vil bli annonsert saman med søknadsutlysinga. Det er ikkje nødvendig å skrive om den vanlege drifta av tiltaket.

Sidan det er vi i HK-dir som sakshandsamar søknadane, kan søknadsbrevet skrivast på norsk.