Forvaltning av informasjon som deles på plattformen

Vi ser først på behov for datadeling sett i henhold til type arbeidsprosess. Vi kan dele sektorenes prosesser i to kategorier, som vist i Figur 4. Administrasjons- og støtteprosesser er forholdsvis stabile, og sektorene har et mål om å standardisere disse på tvers av institusjonene. Standardiseringen gir økt effektivitet og evne til samhandling mellom institusjonene, samtidig som den gir et felles fundament for innovasjon i lærings- og forskningsprosesser. Læring og forskning skal skje på den måten studenter, undervisere og forskere mener fungerer best i hvert enkelt tilfelle. Lærings- og forskningsprosesser blir dermed dynamiske og ulike. Sektorenes to kategorier av prosesser trenger forskjellige typer støtte for datadeling.

For arbeid med administrative prosesser trenger høyere utdannings- og forskningssektorene felles begreper for opplysninger om personer, studieemner og forskningsprosjekt. Her trenger sektorene støtte for arbeid med standardisering av både begreper og prosesser som bruker dem. De standardiserte prosessene kan utføres lokalt hos institusjonene, og tilhørende data kan forvaltes lokalt.

Lærings- og forskningsprosesser har behov for delte dataressurser på tvers av institusjoner. De trenger bredest mulig tilgang til læringsobjekter og forskningsresultater. Disse prosessene trenger derfor god støtte for datadeling på tvers av institusjoner, og internasjonalt.

Begge typer prosesser beskrevet over kan støttes av data i faglige kontekster vi kaller «domener», men på litt forskjellige måter for å dekke deres respektive datadelingsbehov. Figur 5. viser eksempeldomener opp på en grønn bakgrunn av informasjonsforvaltning, organisert i to forskjellige domenetyper.

De administrative domenene har ansvar for grunnleggende kontekst relatert til, for eksempel, at personer lærer i studieemner eller utfører forskning i forskningsprosjekt. Vi kaller derfor disse domenene «grunnleggende domener». Her kan vi standardisere administrasjonsprosesser, begreper og informasjonsmodeller samtidig som institusjonene kan beholde kontroll over administrasjonsdata der det er hensiktsmessig.

Domener i læring og forskning kaller vi «bruksnære domener», fordi de er definert for å støtte spesifikke arbeidsoppgaver i en brukskontekst. For eksempel vil et domene som skal støtte læring i et emne for en gruppe studenter typisk ønske å forvalte informasjon om oppgaver som hører til emnet, hvilke læringsobjekter som kan være relevant og resultater knyttet til oppgavene. Informasjonen benyttet her vil inkludere noe informasjon gjenbrukt fra grunnleggende domener, for eksempel informasjon om deltagende studenter, representert ved den grønne pilen i figur 5. Bruksnære domener støtter innovasjon i lærings eller forskningskontekst ved å tilby fleksibilitet og frihet innenfor den enkelte konteksten. Fleksibiliteten oppnås ved å avgrense domenet til der en er enig om en arbeidsmåte som passer til oppgavene.

Domenetypene "grunnleggende" og "bruksnære" gir oss et redskap for å dekke datadelingsbehov. De gir oss også et redskap for å skape kvalitet ved å klargjøre hvem som er ansvarlig for hvilke data. Referansearkitekturen anbefaler følgende roller og ansvar knyttet til informasjonsforvaltning i domener:

• Domeneansvarlig​, med ansvar for aktiviteter og tiltak innen domenet for å sikre riktig kvalitet, utnytting og sikring av informasjon i domenet
• Begrepsansvarlig​, med det faglige ansvaret for innhold av begrep som hører til domenet

Informasjonsforvaltning basert på domeneansvar forutsetter at sektorene blir enige om hvilke domener de skal forholde seg til og hvem som skal bekle rollene koblet til dem. Referansearkitekturen foreslår at koordinerende aktør (HKdir, Direktorat for høyere utdanning og kompetanse) fasiliterer en prosess for å beslutte dette i sektorene. Input til denne prosessen er pågående arbeid i sektorene innen organisasjonsevner (kapabiliteter)3 og funksjonsanalyse rettet mot arkiveringsbehov. Figur 6 viser et utdrag fra den Europeiske kapabilitetsmodellen EUNIS [3] som innspill til denne prosessen. Grunnleggende domener fra figur 5. vil være med i modellen over informasjonsdomener. Bruksdomene fra figur 5. innen læring og forskning vil være underliggende domener til henholdsvis "Leveranse av undervisning og læring" og "Forskningsproduksjon i prosjekt" i Figur 6.