Reglement for gjennomføring av prøver

Direktoratet er underlagt Kunnskapsdepartementet og Arbeids- og inkluderingsdepartementet, og har som overordnet mandat å bidra til økt deltakelse i norsk arbeids- og samfunnsliv.

Et av direktoratets ansvarsområder er å utvikle, vedlikeholde og legge til rette for gjennomføring av norskprøvene, samfunnskunnskapsprøven og Statsborgerprøven. Direktoratet har også ansvaret for sensur av disse prøvene, med unntak av delprøve i muntlig kommunikasjon. I tillegg skal direktoratet sørge for relevant informasjon om prøvene. Ansvaret for å informere om prøvene er videre omtalt i forskrift til integreringsloven § 37. Direktoratet skal også sørge for at det finnes et system for teknisk support ved prøvegjennomføring.

Kommunene har ansvar for å gjennomføre prøvene i sin kommune i tråd med forskrift til integreringsloven og dette reglementet. Kommunen kan delegere ansvaret for gjennomføring av prøven til leder for prøvestedet. Det må foreligge dokumentasjon som tydelig definerer hvilken virksomhet i kommunen som ivaretar ansvaret med gjennomføring av prøven på vegne av kommunen.

Kommunens plikt til å tilby prøver i norsk og samfunnskunnskap framgår i forskriftens § 39 annet ledd, og direktoratets plikt til å sørge for avvikling av prøver i norsk framgår av forskriftens § 39 første ledd. Direktoratet legger til rette for fire årlige gjennomføringer av norskprøven på nivå A1–B2 og to årlige gjennomføringer av norskprøven C1 – høyere akademiske nivå, og det forutsettes at kommunen i utgangspunktet gjennomfører prøver i tråd med antall prøveperioder det tilrettelegges for. Kommunen kan, basert på en konkret behovsvurdering av antall potensielle kandidater, velge å gjennomføre færre prøveperioder enn det tilrettelegges for. Likevel skal kommunen gjennomføre minst to prøveperioder for norskprøvene i året.

Kommunen kan samarbeide med andre kommuner om å arrangere prøver eller inngå avtaler med private aktører om gjennomføringen. Kommunen skal sørge for at direktoratet alltid har oppdatert informasjon om hvem i kommunen som er ansvarlig for å gjennomføre prøvene.

Kommunen har også veiledningsplikt innenfor sitt forvaltningsområde, og må derfor kunne gi generell informasjon om prøver i norsk og samfunnskunnskap til sine innbyggere. Kommunen har i tillegg ansvar for å utstede prøvebevis, jf. § 41 sjette ledd i forskriften.

Kommunen skal registrere informasjon om kandidater i sin kommune i prøvesystemet, jf. § 58 annet ledd i forskriften.

Leder for prøvestedet har ansvaret for at prøvene blir gjennomført i tråd med gjeldende lovverk og dette reglementet. Leder for prøvestedet kan delegere ansvaret videre til prøveansvarlig.

Prøveansvarlig må sette seg inn i gjeldende regelverk og sørge for at alle som har en rolle i gjennomføringen har fått nødvendig opplæring. Dette er for å sikre at prøvegjennomføringen utføres på best mulig måte og holder lik standard, uansett hvor prøven avlegges.

Prøveansvarlig har ansvaret for å tildele brukertilganger ved sitt prøvested, og for å sørge for at brukertilgangene til prøvestedet er oppdatert til enhver tid. Brukertilganger gitt til brukere som ikke lenger er ansatt ved prøvestedet, eller brukere som ikke lenger har behov for tilgang til PAD, skal slettes. Prøveansvarlig skal påse at ansattes tilgang til prøvesystemet er i tråd med reglementet, og at personopplysninger behandles i samsvar med personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Prøveansvarlig skal sørge for at eksaminator og sensor får mulighet til å gjøre seg kjent med oppgavene til delprøve i muntlig kommunikasjon (A1–B2) og for at eksaminator får mulighet til å gjøre seg kjent med oppgaver og tekster til delprøve i leseforståelse og muntlig kommunikasjon (C1) før prøven skal gjennomføres, og at prøvematerialet behandles på en sikker måte.

Prøveansvarlig har i tillegg ansvar for at direktoratet har tilgang på oppdatert kontaktinformasjon til en eller flere kontaktpersoner på prøvestedet. Dersom en tidligere kontaktperson ikke lenger jobber ved prøvestedet eller er fraværende over lengre tid, skal prøvestedene sende en e-post om dette til proveadministrasjon@hkdir.no med informasjon om hvem som skal føres opp som ny kontaktperson i kontaktlisten.

Adminsupport er en administrativ støtterolle for prøveansvarlig. Rollen gir tilgang til kandidatens opplysninger og resultater og andre administrative funksjoner i PAD. Det finnes mer informasjon om rollen på Enovates supportportal.

Prøveleder har ansvaret for den lokale gjennomføringen av prøven. Prøveleder har også ansvar for å veilede vaktene i det enkelte prøvelokalet. Les mer om prøveleders ansvar i punkt 7.1.

C1-admin har tilgang til å laste ned tekster og oppgaver til delprøve i leseforståelse og muntlig kommunikasjon (C1) som eksaminator skal forberede seg på. C1-admin har også adgang til å se oversikt over kandidater som skal inn til eksaminasjon og hvilket klokkeslett eksaminasjonsdelen skal starte.

Vakter skal sørge for at kandidatene ikke kommuniserer med hverandre eller med omverdenen, og at de ikke bruker hjelpemidler som ikke er tillatt under prøven. Vaktene får sin instruks av prøveansvarlig. I prøvelokalet får vaktene veiledning av prøveleder.

Alle som jobber ved prøvestedet, eller av andre grunner har tilgang til oppgavene i norskprøvene, samfunnskunnskapsprøven og Statsborgerprøven, skal sørge for at oppgavemateriellet behandles strengt konfidensielt.

Personsikkerhet

Hensyn til personvern og personsikkerhet er sentralt i prøvesammenheng. Dette er både en konsekvens av økt bruk av digitale løsninger, samt mer oppmerksomhet rundt, og tydeligere krav til, personsikkerhet. Samtlige av aktørene som jobber med forvaltning og avvikling av prøvene har derfor et ansvar for å utføre oppgavene sine i tråd med lovverk og retningslinjer som regulerer personvern. I prøvestedenes egne retningslinjer skal personsikkerhet også være et veiledende prinsipp.

Bruk av det prøveadministrative systemet (PAD) innebærer tilgang til personopplysninger og sensitive personopplysninger om kandidater. Personopplysningsloven krever at alle behandlingsansvarlige fører kontroll på slik tilgang.

Behandling av personopplysninger om personer som tar prøver er hjemlet i § 41 i integreringsloven og i forskrift til integreringsloven kapittel 9.

Brukeren «prøveansvarlig» gir utvidet innsyn og rettigheter i PAD. Det er derfor ønskelig at færrest mulig ansatte ved prøvestedet har tilgang på brukeren «prøveansvarlig». Direktoratet ser imidlertid at prøvestedet kan ha behov for å registrere to prøveansvarlige, slik at oppgavene i forbindelse med prøvene fremdeles kan gjennomføres ved fravær. Personer som ikke har tilknytning til prøvegjennomføringen ved prøvestedet, skal ikke ha tilgang til PAD.

Likebehandling

Kandidaten har rett til likebehandling, uavhengig av hvor prøvene gjennomføres. For å ivareta prinsippet om likebehandling har både direktoratet og prøvestedene et ansvar for at prøvene gjennomføres så likt som mulig over hele landet. Det er derfor viktig at prøvestedene setter seg inn i og bruker prøvereglementet aktivt i forberedelse og gjennomføring av prøver.

Enkeltvedtak

I forskrift til integreringsloven § 69 er det spesifisert at avgjørelser etter forskriftens kapittel 8, Prøver i norsk og samfunnskunnskap, regnes som enkeltvedtak.

Enkeltvedtak som kan fattes i forbindelse med prøvene kan være:

• enkeltvedtak om fritak fra plikten til å avlegge prøve
• enkeltvedtak om særskilt tilrettelegging av prøve
• enkeltvedtak om bortvisning fra prøve
• enkeltvedtak om annullering av prøve
• enkeltvedtak om muntlig gjennomføring av prøve (kun samfunnskunnskapsprøve og Statsborgerprøve)
• enkeltvedtak om ileggelse av karantene

Det prøveadministrative systemet er ikke et arkivsystem. Enkeltvedtak må derfor arkiveres i kommunens arkivsystem på vanlig måte.

Lokal rutinebeskrivelse

Det enkelte prøvested må utarbeide en lokal rutinebeskrivelse for prøvegjennomføringen. Rutinebeskrivelsen skal sørge for at prøvegjennomføringen foregår i samsvar med prøvereglementet. Rutinebeskrivelsen bør inneholde detaljert informasjon om hvem som har ansvar for hva, både før, under og etter prøvegjennomføringen. Rutinebeskrivelsen bør også inneholde instrukser og sjekklister til bruk for alle som har en rolle i gjennomføring av prøven.

Videre er prøvestedet i sin rutinebeskrivelse ansvarlig for å utvikle lokale instrukser i tilfeller der det kreves at prøvene gjennomføres under andre/spesielle forutsetninger enn det som er normalt ved prøvegjennomføringene. Disse lokale instruksene skal være sammenfallende med nasjonale tiltak og retningslinjer.