Pågåande prosjekt tildelt i 2024 - Samarbeidspartnarskap

De skal levere sluttrapport for prosjektet i beneficiary module innan 60 dagar etter at prosjektet er avslutta.

De vil få den endelege utbetalinga etter at rapporten er godkjend og seinast 60 dagar etter innsendt rapport.

Kontaktpersonen for prosjektet loggar inn med sin EU Login, den same som vart nytta i søknaden. Kontaktpersonen kan gi fleire prosjektdeltakarar tilgang til verktøyet.

Beneficary module er rapporteringsverktøyet for prosjektet, som òg skal brukast til å levere sluttrapport i. Til orientering vil det for dykk i prosjekta heite «My projects» under «Projekts» i Erasmusportalen.

Når du skriv rapporten, er eitt tips å alltid lagre det du skriv i eit separat dokument, i tilfelle det skulle oppstå tekniske problem med beneficiary module.

Logg inn i beneficiary module med din EU login.

Sluttrapporten vert vurdert basert på blant anna:

• i kor stor grad prosjektet vart gjennomført i samsvar med den godkjende søknaden om tilskot
• kvaliteten på aktivitetane som vart gjennomførte og korleis dei samsvarar med prosjektmåla
• kvaliteten på produkt og produserte resultat
• læringsutbytte og effekt («impact») på deltakarar
• i kor stor grad prosjektet viste seg å vere innovativt/komplementært med andre initiativ
• i kor stor grad prosjektet viste seg å gi meirverdi på EU-nivå
• i kor stor grad prosjektet gjennomførte effektive kvalitetsmål og mål for evaluering av prosjektresultat
• effekt på dei deltakande organisasjonane
• kvalitet og omfang av gjennomførte formidlingsaktivitetar
• potensiell vidare effekt av prosjektet på enkeltpersonar og organisasjonar ut over dei som har vore direkte involverte i prosjektet

Sjå meir informasjon om dette i kontrakten dykkar, annex II, 6.4. Maksimal poengsum for ein sluttrapport er 100 poeng. Dersom sluttrapporten eller ein av arbeidspakkane får under 70 poeng, vert det trekt frå prosjektbudsjettet, og summen på sluttbetalinga vert redusert.

Prinsippet om open tilgang står sentralt i Erasmus+. Det vil seie at utdanningsmateriell, verktøy og anna som er produsert med midlar frå Erasmus+ skal gjerast ope, gratis og tilgjengeleg for alle. I samband med sluttrapporteringa skal du derfor laste opp prosjektresultata dine på Erasmus+ Project Results Platform (EPRP) , EU-kommisjonens plattform for spreiing av prosjektresultat. Her kan du òg legge inn ei lenke til prosjektet si nettside. Hugs at alle resultat, inkludert nettsider, skal vere tydeleg merka med EU-logo. I EPRP skal ein derimot ikkje laste opp støttedokumentasjon knytt til utgifter.

Kontaktpersonen for den koordinerande organisasjonen loggar inn på EPRP med sin EU login. Dei opplasta resultata vert vurderte i samband med evalueringa av sluttrapporten. HK-dir publiserer deretter resultata offentleg når sluttrapporten vert godkjend. Samandraget frå sluttrapporten for prosjektet vil òg vere tilgjengeleg her. Prosjekt som vert vurderte å ha svært høg kvalitet, vert anerkjente som "best practice".

Oppfølging og spreiing er viktig å planlegge tidleg i prosessen. Jo fleire utanfor prosjektet som får kjennskap til kva de gjer og som engasjerer seg, desto større er sjansen for å nå måla med prosjektet og at erfaringane dykkar kjem til nytte for andre. Difor bør de allereie i planleggingsfasen legge ned ein god del arbeid i å planlegge kva spreiingsaktivitetar de skal gjennomføre.

Planlegg tid og ressursar. Ei utfordring er tid og pengar. For at prosjektet skal komme på rett spor, må de nøye tenke gjennom og planlegge den tida og ressursane de treng for ei effektiv spreiing.

Alle organisasjonane i prosjektet bør tenke på korleis kvar og ein best når ut i sine land. I fellesskap kan de laga ein spreiingsplan der de beskriv kva målgrupper de skal nå, kva verktøy og kanalar de skal bruke, og kva dei forventa effektane er. De har allereie presentert ein spreiingsplan i søknaden, men det er alltid mogleg å utvikla han vidare i løpet av prosjektet, spesielt om de fekk vite ved kvalitetsvurderinga at han hadde svakheiter.

Inviter sluttbrukarane. Vil de vere sikre på at dei som skal formidle og bruke resultata frå prosjektet, veit kva som er på gang, kan de til dømes invitere dei til førehandsvisningar, oppmode dei til å gi tilbakemelding og/eller bruka dei som testgruppe når de skal teste prototypar.

Del med kollegaer. Det er viktig at kunnskap og erfaringar de får frå prosjektet vert ført vidare internt til kollegaene dykkar. De kan til dømes presentere prosjektet på personalmøte, på ein konferanse eller andre arrangement.

Korleis de spreier resultata dykkar avhenger både av kva de vil oppnå og av prosjektet sin karakter. Vil de nå ut til fleire potensielle brukarar og/eller beslutningstakarar? Tenk på kva kanalar som er mest attraktive for målgruppa dykkar.

Tips om aktivitetar, kanalar og verktøy de kan bruke for å spreie det de oppnår i prosjektet:

• Blogg og aktiv bruk av sosiale media under og etter prosjektperioden.
• Lag filmar og videosnuttar. Her kan de til dømes nytte målgruppa for partnarskapet.
• Skriv artiklar og ta kontakt med lokale eller nasjonale aviser og tips om kva de har kome fram til.
• Sprei informasjon om prosjektet og resultatet regionalt gjennom seminar og møte.
• Erasmus+ Project Results Platform er nettsida til Den europeiske kommisjonen, der prosjekt og resultat vert publiserte.

Døme på medium og verktøy:

• Nettsider.
• Møte, konferansar, verkstader og seminar.
• Utstillingar/ demonstrasjonar.
• Rapportar, brosjyrar, artiklar i fagtidsskrift.
• Audiovisuelt materiale.
• Sosiale medium av ulike slag.
• Opne arrangement.
• Eksisterande kontaktar og nettverk.

For støtte og tips om å spreie resultata dykkar, sjå også dokumentet frå EU-kommisjonen "How to communicate your project ". Det praktiske verktøyet "Impact Tool ", som erutvikla av det nederlandske nasjonalkontoret, kan og vere til hjelp.

Hugs at all kommunikasjon og alt materiale i prosjektet skal merkast med EU-flagget og informasjon om at prosjektet vert finansiert med midlar frå EU som beskrive i kontrakten. Logo og informasjon om visuell identitet finn de på EU-kommisjonen si nettside.

• All original dokumentasjon må oppbevarast i 5 år etter at sluttrekneskapen vart utbetalt til prosjektet. Informasjon om kva dokument de treng å lagre og vise fram, og andre plikter ved ein kontroll, finn de i Grant Agreement og Annex II, i tillegg til i KA2 Lump Sum-handboka (PDF).
• Kommisjonen og HK-dir kan gjennomføre kontrollar, revisjonar eller evalueringar i løpet av prosjektperioden og fem år etter utbetaling av sluttrekneskapen.
• Ved kontrollar eller revisjonar må dokumentasjon – det vil seie tilstrekkelege støttedokument –visast fram for å bevise at aktiviteten er gjennomført som planlagt.
• Felles kontroll for alle prosjekter skjer i form av gjennomgang ein ikkje laste opp støttedokumentasjon knytt til utgifter. Dokumentasjonen skal berre kunne visast fram i tilfelle kontroll.
• I tillegg til sluttrapport er det òg ulike kontrollar som prosjektet kan verte plukka ut til:
• "Desk check" som er ein rein bilagskontroll der vi hentar dokumentasjon frå dykk etter at prosjektet er godkjent.
• "On the spot check during project implementation". Ein kontroll som kan gjennomførast i løpet av prosjektperioden. Då prøver HK-dir å delta på ein aktivitet slik at ein får sett prosjektet i praksis, og ein har samtalar med koordinator undervegs.
• "On the spot check after completion of the project" der ein både ser på gjennomførte aktivitetar og kvalitet på desse samt ser på bilag.
• Kontrollar er ofte både svært lærerike for alle, og det er ein fin måte å vise fram prosjektet på.