Pågåande prosjekt tildelt i 2024 - Samarbeidspartnarskap

Det er de som koordinerande organisasjon som har ansvaret for heile partnarskapet og prosjektet. Koordinator sitt ansvar kan ikkje delegerast til ein annan organisasjon. Som prosjekteigar er det dykkar ansvar å følge opp prosjektet kontinuerleg. Dette skjer ved at de rapporterer og evaluerer aktivitetane i prosjektet etter kvart som dei skjer.

Som koordinator har de ansvaret for å samle inn all dokumentasjon for aktivitetane i prosjektet og lagre desse i fem år etter at prosjektet er avslutta, for å fordele budsjettet til partnarar og for rapporteringa av prosjektet. For meir informasjon, sjå artikkel 7(b), Grant Agreement.

Partnarane vert bundne av kontrakten gjennom mandat/accession form. I tillegg anbefaler vi at de inngår ein partnarkontrakt eller underkontrakt med partnarane. Ein partnarkontrakt tydeleggjer ansvar og rammer for ting som kan dukke opp undervegs. Ein kan til dømes fastsette kven som gjer kva i samband med prosjektaktivitetane, kva som er forventa resultat, og kva utbetalingsplan ein ønskjer, om det til dømes er behov for forskottert utbetaling eller om ein skal sende faktura etter gjennomførte aktivitetar. Ein partnarskapsavtale gir òg betre utgangspunkt ved eventuelle rettslege tvistar eller dersom ein av partnarane skulle gå ut av partnarskapet.

Sjå eit døme på mal for partnarskapsavtale – denne må tilpassast av partnarskapet. (PDF)

Det går fram av hovudkontrakten dykkar når utbetaling av prosjektmidlane vert gjennomført. Talet på utbetalingar avhenger av prosjektet si lengd og kan også avhenge av koordinatororganisasjonen sin økonomiske kapasitet.

For dei fleste prosjekt gjer vi ei første utbetaling etter at kontrakten har vorten signert av både koordinatororganisasjon og HK-dir. Resten av utbetalingane gjer vi etter eventuell delrapportering og etter sluttrapportering.

Vilkår for utbetaling er at de har gjennomført og rapportert aktivitetane i samsvar med søknaden. Dersom ein aktivitet ikkje er fullført, delvis er fullført, eller gjennomført på ein utilfredsstillande måte, kan dette påverke vurderinga av sluttrapporten, og summen som vert utbetalt ved avslutning kan verte redusert.

Utbetalingar og rapportering til HK-dir vert gjort i euro.

Ved førespurnad eller ved eventuell gjennomgang eller kontroll har de som koordinerande organisasjon ansvaret for å ta vare på og kunne vise fram all dokumentasjon for aktivitetar som er gjennomførte i prosjektet. I kontrakten dykkar, Grant Agreement artikkel 20, og i Erasmus+ Handbook for lump sums 2024 (pdf) finn de dokumentasjonskrava for gjennomførte aktivitetar.

Det er viktig å merke seg at de bør oppbevare all relevant dokumentasjon som viserat aktivitetane eller arbeidspakkene er gjennomførte, når dei vart gjennomførte, av kven, osb. Arrangement kan for eksempel dokumenterast gjennom rapportar, dagsorden, presentasjonar, videoar, bilete og lyd, referat og relaterte publikasjonar.

I kontrakten står det at de må sende inn ein eller to delrapport i løpet av prosjektperioden.

Når de skal sende inn delrapport eller delrapportane, går også fram av kontrakten dykkar.

Toårige prosjekt: Delrapport (progress report) utløyser inga utbetaling av tilskot. Fristen for denne rapporteringa er 14 månader etter oppstartsdatoen.

Treårige prosjekt: Leverer normalt to delrapportar i løpet av prosjektperioden, men dette kan variere frå prosjekt til prosjekt (sjå kontrakten). Den fyrste delrapporten (progress report) vert levert 14 månader etter oppstartsdatoen, medan den andre delrapporten (periodic report) skal leverast når minst 70 prosent av den fyrste utbetalinga er brukt - eller seinast 26 månader etter oppstartsdatoen. Dersom prosjektet har brukt minst 70 prosent av første utbetaling ved delrapportering, gjer HK-dir ei andre utbetaling av tilskotet etter at vi har godkjent rapporten.

Beneficary module er rapporteringsverktøyet for prosjekta, som òg skal brukast til å levere delrapportar. Til orientering vil det for dykk i prosjekta heite «My projects» under «Projects» i Erasmusportalen.

Obs! Når HK-dir genererar delrapportar for prosjekta i Beneficiary Module, vert det sendt ut ei automatisk e-postmelding til koordinator om at fristen for levering er innan 10 dagar. Dette er feil, og koordinator held seg i staden til fristane som står i kontrakten.

Det er vanleg at mindre endringar skjer i løpet av prosjektperioden. Ta kontakt med oss saksbehandlarar for rettleiing når noko endrar seg. Eksempel på mindre endringar som ikkje krev kontraktsendring, men der de må kontakte oss, er bytte av kontaktperson eller legal representative. Mindre omfordelingar av budsjettet innanfor éin arbeidspakke (work package) kan òg gjerast utan kontraktsendring.

Ved behov for større endringar i prosjektet i løpet av prosjektperioden kan de be om kontraktsendring.

Døme på endringar som krev kontraktsendring er

• Bytte av partnar eller at partnar hoppar av prosjektet.
• Vesentleg endring av innhald, resultat eller budsjett.
• Budsjettomfordeling mellom arbeidspakkar (work packages).
• Forlenging av prosjektperioden (maksperioden for eit prosjekt er 36 månader).

Dersom de har hatt kostnader for avlyste aktivitetar grunna uføresette hendingar som ikkje kan avverjast, kan de søke om å kunne nytte force majeure-klausulen i kontrakten. Vi betalar ikkje ut midlar i samband med godkjend søknad om å nytte force majeure-klausulen. Godkjent force majeure betyr at kostnaden for ikkje gjennomførte aktivitetar kan førast ved sluttrapporteringa og vil dermed ikkje belaste prosjekteigaren.

Før de sender inn søknaden om å bruke regelen om force majeure, er det viktig at de først undersøker moglegheitene for å få refundert pengar knytt til avlyste aktivitetar på anna vis, til dømes gjennom eventuelle forsikringar eller refunderbare billettar. Vi tilrår at de alltid bestiller reiser og overnattingar med avbestillingsvern.

Ta kontakt med oss saksbehandlarar dersom det er aktuelt for dykk å søke om å kunne påkalle force majeure.

Kontrollar i form av institusjonsbesøk: HK-dir kan kome til å gjennomføre kontrollar i form av besøk, anten på risikobasert grunnlag eller gjennom ei tilfeldig utveljing. Det er viktig at relevant dokumentasjon for gjennomførte aktivitetar og utarbeiding av resultat er samla og lett tilgjengeleg hjå organisasjonen. Vi kan også kome til å be om relevant dokumentasjon via e-post.

Formålet er å granske dokumentasjonen og kontrollere at prosjektet vert implementert i samsvar med søknaden dykkar. Dersom prosjektet dykkar vert valt ut, vil vi ta kontakt med dykk og avtale ein dato for besøket. Etter kontrollen sender vi tilbakemelding til kontaktpersonen i prosjektet og legal representative, der vi informerer om resultatet av gjennomgangen.

Monitoreringsbesøk: HK-dir kan også kome til å besøke pågåande prosjekt i eit såkalla monitoreringsbesøk. Formålet med monitoreringsbesøket er rettleiing. Dersom det vert aktuelt for prosjektet dykkar, vil vi ta kontakt på førehand og avtale tidspunkt.